Kopiointimaksut ja sähköinen asiointi

Tuomiokapituli perii valokopioista ja tulosteista maksuna 0,50 euroa sivulta ja tilauksesta tehdyistä selvityksistä ja muista tilaukseen perustuvista suoritteista 60,00 euroa alkavalta tunnilta.

_________

Ohjeet sähköisestä asioinnista

Kuopion hiippakunnan tuomiokapituli käyttää sähköistä asianhallintajärjestelmää, mistä johtuen tuomiokapitulin käsittelyyn tulevat asiakirjat (pöytäkirjanotteet, toimituskirjat, hakemukset, lausunnot, kirjeet yms.) toimitetaan pääsääntöisesti sähköisessä muodossa seuraavien ohjeiden mukaan.

Kuopion hiippakunnan avoimeksi julistamia virkoja haetaan sähköisellä hakulomakkeella. Avoimina olevat virat löytyvät KirkkoRekrystä ja Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulin sivulta kohdasta ”Kuulutukset ja ilmoitukset”.

Asiakirjojen lähettämisessä on hyvä ottaa huomioon tuomiokapitulien istuntojen ajankohta. Käsittelyaika on lyhimmillään kaksi viikkoa asiakirjojen saapumisesta.

Asiakirjan sisältö ja muoto

Asiakirjasta on aina käytävä ilmi, mitä asia koskee, kuka on asian lähettäjä sekä tarvittavat yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tarvittaessa postiosoite). Eri asioita koskevat asiakirjat ja niiden liitteet tulee lähettää omina kokonaisuuksina ja omalla liitteellä edellä mainituin tiedoin.

Asiakirjoissa (pöytäkirjanotteet, toimituskirjat, anomukset, lausunnot, hakemukset, kirjeet yms.) toivotaan käytettävän tiedostomuotoa, joka sallii sisällön kopioimisen (esim. word- tai PDF -dokumentti).

Salassa pidettäviä tietoja sisältävät sähköpostit ja asiakirjat tulee toimittaa turvasähköpostin tai asianhallintajärjestelmän välityksellä.

Jos lähettäjällä on evl.fi –sähköpostiosoite tai asiakirjassa on yhteystietona mainittu sähköpostiosoite, lähettäjän katsotaan suostuneen siihen, että tiedot häntä koskevassa asiassa toimitetaan hänelle sähköisesti.

Yleisesti voidaan todeta, että asiakirjan toimittaminen viranomaiselle tapahtuu lähettäjän omalla vastuulla. Jos asiassa on määräaika, lähettäjän on itse huolehdittava määräajan noudattamisesta.

Sähköisen asioinnin osoitteeseen lähetetyistä viesteistä vastataan automaattisesti lähettäjälle. Muulla tavoin saapuneista asiakirjoista ilmoitetaan erikseen pyydettäessä.

Pöytäkirjaotteen sisältö

Seurakuntia ja seurakuntayhtymiä koskevien asioiden saattaminen vireille tapahtuu ensisijaisesti pöytäkirjanotteella. Ote voidaan ottaa vasta tarkastetusta pöytäkirjasta. Otteessa tulee olla varsinaisen päätöksen lisäksi kaikki ne asiat, jotka päätöksen laillisuuden toteamiseksi ovat välttämättömiä (ns. laaja pöytäkirjanote). Otteen tulee sisältää

• pöytäkirjan järjestäytymistiedot, joita ovat toimielimen nimi, kokouksen alkamis- ja päättymisaika ja kokouspaikka,
• läsnä- ja poissaolleet,
• kokouksen laillisuutta ja päätösvaltaisuutta koskevat tiedot,
• asian käsittelyä koskeva pykälä
• asian käsittelyä koskevat liitteet kokonaisuudessaan,
• tieto annetusta muutoksenhaun ohjeistuksesta,
• tieto siitä, milloin ja millä tavalla päätös on annettu tiedoksi asianosaisille ja
• tieto siitä, millä ajalla pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävillä.

Mikäli seurakunta tai seurakuntayhtymä on käsitellyt samassa kokouksessa useamman tuomiokapitulille toimitettavan asian, jokaisesta pykälästä on poikkeuksetta tehtävä ja toimitettava erillinen, kokonainen pöytäkirjanote edellä mainituilla tiedoilla.

Toimitusosoite

Asiakirjat ja niiden täydennykset tulee toimitettavan tuomiokapituliin pääsääntöisesti sähköisesti. Sähköisesti asiakirjat toimitetaan aina tuomiokapitulin viralliseen sähköpostiosoitteeseen kuopio.tuomiokapituli@evl.fi . Domus-asianhallinnan kautta lähetettävät asiakirjat tulee lähettää TWebin kohdan ulkoinen vastaanottaja kautta Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulin sähköpostiosoitteeseen kuopio.tuomiokapituli@evl.fi. Lisäksi asiakirja on hyvä lähettää tiedoksi TWebistä vastaanottajaryhmälle Kuopion tuomiokapituli – kirjaajat.

Pyydetyissä asiakirjatäydennyksissä on mainittava, mihin asiakokonaisuuteen täydennysasiakirjat liittyvät sekä tuomiokapitulin antama diaarinumero.

Vireille tulevia asiakirjoja ja niiden täydennyksiä ei tule toimittaa asian esittelijälle tai muille tuomiokapitulin viranhaltijoille henkilökohtaisiin työsähköpostiosoitteisiin, ei myöskään TWebin kautta.

Jos asiakirjojen lähettäminen ei ylivoimaisen esteen vuoksi onnistu sähköisesti, asiakirjat voi lähettää postitse osoitteella Kuninkaankatu 22 A 3 krs, 70100 Kuopio.

Päätöksen tiedoksiannot seurakunnille ja asianosaiselle

Tuomiokapitulin päätöksentekoa koskevat asiakirjat toimitetaan seurakunnille ja asianosaisille sähköisesti asianhallintajärjestelmästä. Päätökset annetaan tiedoksi, kun pöytäkirja on tarkastettu ja allekirjoitettu asianhallintajärjestelmässä

Seurakunnalle ja seurakuntayhtymille tiedoksiannot lähetetään seurakunnan/ seurakuntayhtymän viralliseen sähköpostiosoitteeseen (osoite www-sivuilta) asianhallintajärjestelmästä (TWeb ulkoiset vastaanottajat). Seurakunnan ja seurakuntayhtymän tulee huolehtia asian sisäisestä tiedoksiannosta.

Asianosaiselle tiedoksianto lähetetään asianhallintajärjestelmästä henkilön työsähköpostiosoitteeseen (TWeb sisäiset/ulkoiset vastaanottajat) tai asiakirjassa yhteystietona mainittuun sähköpostiosoitteeseen (TWeb ulkoiset vastaanottajat). Sähköpostiosoitteen puuttuessa käytetään postiosoitetta (papiston osalta ensisijaisesti kotiosoite).

Tiedoksiannon ajankohta ja muutoksenhaku

Sähköisesti lähetetty asiakirja katsotaan annetun tiedoksi kolmantena päivä sähköisen viestin lähettämisestä (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa § 19).

Jos asiassa on mahdollista tehdä oikaisuvaatimus, se on tehtävä 14 päivän kuluessa tiedoksiannosta. Jos asiassa on mahdollista tehdä valitus, se on tehtävä 30 päivän kuluessa tiedoksiannosta. Asiassa ei saa tehdä oikaisuvaatimusta tai valitusta, jos siihen on muutoksenhakukielto.

Lomakkeet aihealueittain

• Kirkon intranetin lomakkeet ja lomakemallit

Nimikirja

Tuomiokapitulissa pidetään nimikirjaa hiippakunnan papeista ja lehtoreista sekä tuomiokapitulin henkilöstöstä.

Nimikirjaan merkittävien tietojen tallettamisessa, käyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan, mitä nimikirjalaissa on säädetty. Kirkkohallitus antaa tarvittaessa nimikirjaa koskevia ohjeita.

Pappien osalta nimikirja laaditaan pappisvihkimyksen jälkeen. Muista hiippakunnista Kuopion hiippakuntaan siirtyvien pappien nimikirjat toimitetaan viran puolesta tuomiokapituliin. Samoin Kuopion hiippakunnasta toiseen hiippakuntaan siirtyvien pappien nimikirjat toimitetaan viran puolesta asianomaisen hiippakunnan tuomiokapituliin.

Henkilö on velvollinen antamaan tuomiokapitulille nimikirjaan tehtäviä merkintöjä varten tarvittavat tiedot ja ilmoittamaan niiden muuttumisesta. Henkilön on osoitettava antamiensa tietojen oikeellisuus alkuperäisillä asiakirjoilla, virallisesti oikeaksi todistetuilla jäljennöksillä taikka muulla luotettavalla selvityksellä.

Tuomiokapitulissa merkitään viran puolesta nimikirjaan tuomiokapitulin päätöksillä annetut virkanimitykset ja virkamääräykset. Jos henkilön virka- tai työsuhde ei perustu tuomiokapitulin päätökseen (esimerkiksi valtion, kunnan tai yksityisen palveluksessa olevat) hänen on itse huolehdittava virka- ja työsuhteen ilmoittamisesta nimikirjaan merkittäväksi.

Koulutuksista viran puolesta nimikirjaan merkitään pastoraalitutkinnot, ylemmät pastoraalitutkinnot ja seurakuntatyön johtamisen tutkinnot. Muiden koulutuksien osalta henkilön on itsensä huolehdittava koulutuksen ilmoittamisesta nimikirjaan merkittäväksi.

Kaikkea koulutusta ei merkitä nimikirjaan. Tuomiokapitulin notaari antaa pyydettäessä tietoja nimikirjaan merkittävästä koulutuksesta.

Jokaisella on oikeus pyytää kopio tai ote omasta nimikirjastaan siihen merkittyjen tietojen tarkistamiseksi.

Pyydettäessä tietoja nimikirjasta on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus. Käyttötarkoitus merkitään otteeseen.

Avustukset ja apurahat

Kuopion tuomiokapituli hallinnoi kahta rahastoa, joista voi hakea apurahoja. Reino Ylösen muistorahastosta myönnetään apurahoja diakonian tavoitteita toteuttavan kansainvälisen vuorovaikutuksen edistämiseen ja teologian maisterin tutkinnon suorittaneiden henkilöiden jatko-opintojen, diakoniaa sekä sen ohessa myös muita tutkimusaiheita koskevan tieteellisen tutkimustyön tukemiseen Kuopion hiippakunnassa.

Kerttu ja Oiva Turusen diakoniarahastosta jaetaan kirkon diakonian palvelukseen opiskeleville ja diakoniatyötä tekeville opinto- ja apurahoja. Kerttu ja Oiva Turusen diakoniarahastosta myös seurakunnat voivat anoa avustuksia diakonisiin tarkoituksiin.

Taloudellinen avustaminen on osa diakonian auttamista.  Diakoniatyössä ihminen kohdataan kokonaisvaltaisesti – vahvistetaan elämän- ja talouden hallintaa sekä tuetaan häntä saamaan lakisääteiset ja muut yhteiskunnan palvelut ja etuudet. Taloudellinen avustaminen on osa kokonaisvaltaista auttamistyötä, jossa taloudellinen ja/tai materiaalinen tuki on pääsääntöisesti kertaluontoista kriisiapua. Diakonian taloudellinen apu on aina harkinnanvaraista ja viimesijaista.

Kerttu ja Oiva Turusen diakoniarahaston  avustushakemus

Tuomiokapituli myöntää koulutusavustuksia kirkon henkilöstölle sekä kehittämisavustuksia seurakuntien yhteisiin hankkeisiin.