Sähköinen asiointi

Ohjeet sähköisestä asioinnista

Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulissa on mahdollista asioida sähköisesti.

Asiakirjoja toivotaan toimitettavan tuomiokapituliin ensisijaisesti sähköisesti. Sähköisesti asiakirjat toimitetaan aina tuomiokapitulin viralliseen sähköpostiosoitteeseen kuopio.tuomiokapituli@evl.fi. Asiakirjoja ei tule toimittaa asian esittelijälle tai muiden tuomiokapitulin viranhaltijoiden sähköpostiosoitteisiin. Asiakirjat voi lähettää myös postitse osoitteella PL 42, 70101 Kuopio tai tuoda tuomiokapituliin viraston aukioloaikana (arkisin klo 9-15).

Asian vireille laittaminen

Hallintoasian voi aina laittaa vireille ilman allekirjoitusta.

Kuopion hiippakunnan avoimeksi julistamia virkoja haetaan jatkossa ensisijaisesti sähköisellä hakulomakkeella. Avoimina olevat virat löytyvät KirkkoHR:stä ja Kuopion hiippakunnan sivulta.

Asiakirjojen lähettäminen tuomiokapituliin on lähettäjän vastuulla. Jos asiassa on määräaika, lähettäjän on itse huolehdittava määräajan noudattamisesta. Sähköisen asioinnin osoitteeseen lähetetyistä viesteistä vastataan automaattisesti lähettäjälle. Muulla tavoin saapuneista asiakirjoista ilmoitetaan erikseen pyydettäessä. Asiakirjojen kirjaamiseen liittyviä asioita voi tiedustella tuomiokapitulista viraston aukioloaikoina notaari Janne Bovellanilta, puh. 044 7050 604 tai hallintosihteeri Marjaana Hartikaiselta, puh. 044 7050 606.

Asiakirjan allekirjoitus

Viranomaiselle saapunutta sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä viranomaisella ole syytä epäillä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä.

Tuomiokapituli edellyttää asiakirjan allekirjoittamista, mikäli asian käsittely vaikuttaa henkilön oikeuksia vähentävästi. Tällaisia ovat esimerkiksi eroilmoitukset. Allekirjoitusta ei vaadita tavanomaisiin anomuksiin tai pyyntöihin. Mikäli asian laatu tai asiakirjan eheys vaatii allekirjoitusta, on asiakirja myöhemmin täydennettävä allekirjoituksella. Tällöin tuomiokapituli pyytää erikseen asiakirjan täydentämistä.

Saate ja asiakirjan muoto

Saatekirjeestä tulee aina käytävä ilmi, mitä asia koskee, kuka on asian lähettäjä sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Mikäli samassa yhteydessä lähetetään useampia asioita, tulee kullakin asialla olla oma lähetteensä ja omat asiakirjat liitteineen.

Sähköisesti lähetetyt asiakirjat (pöytäkirjanotteet, toimituskirjat, anomukset, lausunnot, hakemukset, kirjeet yms.) tulee lähettää sähköpostin liitetiedostoina ensisijaisesti PDF-muodossa. Jos liitteen avaamisessa tuomiokapitulissa ilmenee ongelmia, lähettäjään otetaan yhteyttä.

Asiakirjan sisältö

Asian saattaminen vireille tuomiokapitulissa tapahtuu ensisijaisesti pöytäkirjanotteella. Pöytäkirjan otteen viran puolesta todistaa oikeaksi puheenjohtaja tai sihteeri taikka muu ohje- tai johtosäännössä määrätty henkilö (KJ 7:7). Otteessa tulee olla varsinaisen päätöksen lisäksi kaikki ne asiat, jotka päätöksen laillisuuden toteamiseksi ovat välttämättömiä (ns. laaja pöytäkirjanote). Ote voidaan ottaa vasta tarkastetusta pöytäkirjasta. Otteen tulee sisältää

• pöytäkirjan järjestäytymistiedot, joita ovat toimielimen nimi, kokouksen alkamis- ja päättymisaika ja kokouspaikka,
• läsnä- ja poissaolleet,
• kokouksen laillisuutta ja päätösvaltaisuutta koskevat tiedot,
• asian käsittelyä koskeva pykälä
• asian käsittelyä koskevat liitteet kokonaisuudessaan,
• tieto annetusta muutoksenhaun ohjeistuksesta,
• tieto siitä, milloin ja millä tavalla päätös on annettu tiedoksi asianosaisille ja
• tieto siitä, millä ajalla pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävillä.

Mikäli seurakunta on käsitellyt samassa kokouksessa useamman tuomiokapitulille toimitettavan asian, jokaisesta pykälästä on poikkeuksetta tehtävä ja toimitettava erillinen, kokonainen pöytäkirjanote edellä mainituilla tiedoilla.

Sähköisen viestin tietoturva

Salassa pidettäviä tietoja sisältävät sähköpostit ja asiakirjat suositellaan lähetettäväksi turvasähköpostin välityksellä.

Tuomiokapitulin sähköinen tiedoksianto

Tuomiokapitulin päätökset tarkastetaan ja allekirjoitetaan sähköisesti Domus-asianhallintajärjestelmässä. Tieto päätöksestä lähtee asianosaisille ja seurakunnalle, kun pöytäkirja on tarkastettu ja allekirjoitettu asianhallintajärjestelmässä. Samalla sähköpostilla lähetetään myös muutoksenhakuohjeet ja päätökseen mahdollisesti kuuluvat liitteet.

Päätöksen tiedoksianto asianosaiselle

Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulin päätökset ja muut tiedoksiannot voidaan antaa asianomaiselle tiedoksi sähköisellä viestillä hänen suostumuksellaan. Jos lähettäjällä on evl.fi -sähköpostiosoite tai asiakirjassa on yhteystietona mainittu sähköpostiosoite, lähettäjän katsotaan suostuneen siihen, että tiedot häntä koskevassa asiassa toimitetaan hänelle sähköisesti. Tarvittaessa suostumusta voidaan tiedustella erikseen. Sähköpostiosoitteen puuttuessa käytetään postiosoitetta (papiston osalta ensisijaisesti kotiosoite).

Päätöksen tiedoksianto seurakunnalle

Sähköisen asianhallintajärjestelmän käyttöönotto tarkoittaa myös sitä, että tuomiokapituli toimittaa seurakunnille kaikki päätöksentekoa koskevat asiakirjat sähköisesti seurakunnan sähköpostisoitteeseen, joka on Kirkon Kalenterissa. Seurakunnan tulee huolehtia asian sisäisestä tiedoksiannosta päätöksessä mainituille tahoille.

Tiedoksiannon ajankohta ja muutoksenhaku

Asiakirja katsotaan annetun tiedoksi kolmantena päivä viestin lähettämisestä (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa § 19).

Jos asiassa on mahdollista tehdä oikaisuvaatimus, se on tehtävä 14 päivän kuluessa tiedoksiannosta. Jos asiassa on mahdollista tehdä valitus, se on tehtävä 30 päivän kuluessa tiedoksiannosta. Asiassa ei saa tehdä oikaisuvaatimusta tai valitusta, jos siihen on muutoksenhakukielto.